Integritetspolicy kundregister Woolman

Woolman samlar in, lagrar och hanterar personuppgifter tillhörande registrerade personer i enlighet med EU:s allmänna uppgiftsskyddsförordning, GDPR, samt statlig dataskyddslagstiftning. Vi använder oss av tydligt definierade processer, handlingar, policyer och handlingar gällande dataskydd.

1. Personuppgiftsansvarig

Woolman Oy, org.nummer: 2817702-7, Adress: Kauppakatu 39, 40100 Jyväskylä, Finland

2. Kontaktpunkt för data

Woolman Oy, org.nummer: 2817702-7, Adress: Kauppakatu 39, 40100 Jyväskylä, Finland. Kontakt och förfrågningar gällande datakontroll och personuppgifter besvaras på support@woolman.io

3. Registrets namn 

Kundregister för Woolman

4.  Stöd för behandling av personuppgifter

Legitima grunder för behandling av personuppgifter är en avtalsrelation mellan Woolman och kunden, avsikt att ingå ett kundförhållande, kundens medgivande, en begäran om samarbete från kunden eller annan legitim koppling.

Registrerade personers uppgifter kan användas i följande syften:

  • identifiera kunden och hantera användare
  • utföra kundservice, hantera kundförhållanden samt administration
  • säkerställa service, betalningar och kvalitetskontroll
  • utveckla affärsprocesser
  • analysera, gruppera, rapportera och sammanställa statistik
  • utföra och följa upp marknadsföring, kommunikation och försäljning
  • rikta och individanpassa service, utföra kampanjer, hantera serviceprocesser
  • hantera kontakter och användarhistorik
  • förhindra och åtgärda oegentligheter och problematiska situationer
  • utföra marknadsundersökningar. 

Hanteringen av personuppgifter kan läggas ut till en annan del av bolaget eller till tredje part i enlighet med EU:s uppgiftsskyddsförordning och nationell lagstiftning.

5. Uppgiftsregistrets innehåll

Registret kan innehålla följande information:

  • kontaktinformation, exempelvis förnamn och efternamn, adress, e-postadress, telefonnummer och titel
  • restriktioner och medgivanden från registrerade personer gällande tjänster
  • annat innehåll som inkommit från eller länkats till av de registrerade personerna själva, eller den organisation de representerar
  • identifikationsuppgifter som krävs för att verifiera användarens identitet
  • start- och slutdatum för kundförhållandet
  • fakturerbara tjänster som kunden använder sig av, inbegripet fakturerings- och betalningsinformation
  • användande av webbplatsen baserat på IP-adresser och kakor
  • åtgärder vidtagna av avdelningarna försäljning, marknadsföring och kommunikation
  • innehåll som inkommit från den registrerade personen, exempelvis återkoppling från kund
  • information om kundtjänster som tillhandahållits
  • informationshantering, exempelvis datum då informationen sparats och dess källa
  • annan information som har samlats in med godkännande av den registrerade personen.

6. Lagringstid för uppgifterna

Uppgifterna sparas så länge kundrelationen är aktiv och tjugofyra (24) månader efter att den har upphört. När personuppgifterna inte längre behövs för hanteringen kommer alla uppgifter och säkerhetskopior att raderas ur registret. Anonymiserad information om kundrelationer kan komma att användas för vetenskapliga eller statistiska skäl under en obegränsad tid, utan någon koppling till den registrerade personens uppgifter.

7. Vanliga uppgiftskällor

Uppgifter kan samlas in från kunder som använder sig av Woolmans tjänster, kundtjänst, i samband med marknadsföring och kommunikation samt när kunden medverkar i gemensamt skapande av produkter och tjänster, undersökningar, frågeformulär eller registrering.

Uppgifter kan även hämtas från följande källor:

  • kakor och teknologi relaterad till kakor – från kakor kan vi samla in information om din IP-adress, när du besökte webbplatsen, vilka sidor du besökte, hur länge och vilken webbläsare du använde; du kan använda inställningarna på din webbläsare för att blockera eller begränsa kakor på din enhet
  • vårt nätverk och partners
  • tjänsteleverantörer, som katalogföretag och allmänna register
  • andra legitima källor.

8. Vanlig överföring av uppgifter inom EU eller utanför EES

  • Personuppgifter hanteras av Woolman eller tredje part som arbetar för Woolman. Inga andra överföringar av personuppgifter kommer att ske. Personuppgifter kan överföras eller tas emot som temporära filer om kunden ger sitt medgivande. Informationen i dessa register kommer endast att behandlas för ett specifikt ändamål med tydligt definierade instruktioner.
  • Information lämnas över till myndigheter om detta krävs enligt lag eller i rättsliga processer, exempelvis för att undersöka och förhindra oegentligheter.
  • Information kan, om så är nödvändigt, överföras utanför EU och EES i enlighet med EU:s uppgiftsskyddsförordning och nationell lagstiftning.
  • Woolman reserverar sig rätten att överföra all information, inbegripet personuppgifter, till tredje part i händelse av företagsförvärv, sammanslagning eller någon annan form av affärsuppgörelse.

9. Gemensamt registeransvarig med Facebook

Vi har sammanställt separat dokumentation gällande vår roll som gemensam registeransvarig med Facebook. Du kan läsa den här

10. Skyddsprinciper för registret

Alla personuppgifter som lagras är konfidentiella. Personuppgifter behandlas endast i tekniska överföringar genom säkra gränssnitt. Endast personer som på grund av sin arbetsbeskrivning måste ha tillgång till systemen har rätt att hantera personuppgifter. Uppgifterna lagras i system som skyddas av högteknologiska skyddsåtgärder och åtkomst begränsas med hjälp av användarkontroll och identifiering.

11. Profilering

Hanteringen av uppgifter om registrerade personer kan inbegripa profilering. Syftet med profilering är att rikta marknadsföring, kommunikation, försäljning och kundtjänst till rätt mottagare.

12. Registrerade personers rättigheter

Rätt till tillgång och rättelse
Registrerade personer har rätt att be om att felaktiga uppgifter rättas. Det ska ske skriftligt enligt avsnitt 2 i detta dokument. Registrerade personer har rätt att få tillgång till den information som lagras och hanteras gällande dem. Förfrågningar gällande personuppgifter ska göras i enlighet med avsnitt 2 i detta dokument. Svaret på förfrågan skickas när personen har blivit identifierad.

Rätt att förbjuda hantering
Registrerade personer har rätt att förbjuda personuppgiftsansvarig att hantera uppgifterna i samband med direkt marknadsföring och försäljning genom att informera personuppgiftsansvarig om detta i enlighet med avsnitt 2 i detta dokument.

Rätt till radering
Registrerade personer har rätt att kräva att personuppgiftsansvarig raderar personuppgifter gällande dem och att det ska göras så snart som möjligt. Förfrågningar gällande personuppgifter ska göras i enlighet med avsnitt 2 i detta dokument.

Rätt att bli bortglömd
Registrerade personer har rätt att bli bortglömda. I detta fall raderas alla personuppgifter om den registrerade personen från Woolman Nordic Shipping App genast och på obegränsad tid, förutsatt att det inte finns något legitimt skäl att behålla dem. Om en registrerad person önskar använda sig av sin rätt att bli bortglömd måste en förfrågan göras i enlighet med avsnitt 2 i detta dokument.

Rätt till uppgiftsportabilitet
Registrerade personer har rätt att erhålla sina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt förekommande och maskinläsbart format. Följande gäller uppgifter som den registrerade personen har tillhandahållit.  Förfrågningar gällande personuppgifter ska göras i enlighet med avsnitt 2 i detta dokument. Svaret på förfrågan skickas när personen har blivit identifierad.

Rätt till begränsning av hantering och profilering
Registrerade personer har rätt att begära att den registeransvarige begränsar hantering och/eller profilering. Detta skulle gälla i en situation där den registrerade personen väntar på svar från Woolman gällande begäran om rättning eller radering. En begäran ska göras skriftligt enligt avsnitt 2 i detta dokument. 

Rätt att klaga
Registrerade personer har rätt att klaga hos en tillsynsmyndighet när det gäller hur personuppgiftsansvarig hanterar personuppgifterna. Klagomålen inlämnas till en tillsynsmyndighet. I Finland är det Dataombudsmannens byrå https://tietosuoja.fi/en/home)

13. Ändringar i vår integritetspolicy

Woolman utvecklas ständigt och förbehåller sig rätten att ändra eller uppdatera denna integritetspolicy när som helst. Den kan även ändras på grund av förändringar i lagstiftningen. Alla ändringar gäller så snart de har publicerats. Woolman uppmuntrar registrerade personer att ibland läsa igenom sidan för att få den senaste informationen gällande vår integritetspolicy.