DÄRFÖR VALDE VI NETSUITE ERP

DÄRFÖR VALDE VI NETSUITE ERP

När är det rätt tid att börja med Netsuite Woolman

FÖR ATT SKÖTA EKONOMIN I ETT BOLAG MÅSTE MAN HA TILLGÅNG TILL REALTIDSSIFFROR. DÄRFÖR VALDE VI NETSUITE

 ”CFO:n i ett snabbväxande internationellt företag ska stötta ledningen i deras beslutsfattande, hjälpa till med vältajmade investeringar och hantera kassaflödet. Därför är det viktigt att kunna granska koncernens siffror i realtid och på alla nivåer.”

Kaisu Piisilä, CFO, Woolman Oy


NÄR ÄR DET LÄGE ATT INVESTERA I ETT TRANSPARENT SYSTEM?

Vi frågade Kaisu Piisilä när hon, som CFO i ett snabbväxande IT-företag, anser att det är dags att uppgradera från ett redovisningssystem till ett financial management-system. Kaisu har erfarenhet av att implementera system i två olika bolag, Valamis och Woolman. Hon menar att man hittar svaret i vardagen. När de löpande uppgifterna blir alltmer betungande och helt oskyldiga frågor från kollegorna utlöser hjärtklappning och svettattacker, då är det hög tid.

KÄNNER DU IGEN DIG I DE HÄR SITUATIONERNA?

✔️ När det första dotterbolaget bildas, troligtvis i utlandet, tappar du överblicken och har svårt att ta fram siffror på koncernnivå. Varje bolag måste granskas individuellt, och rapporter och analyser skapas i Excel, med alla risker för misstag och felberäkningar som det innebär.

✔️ En snabb fråga från företagsledningen: ”Hur såg produktförsäljningen ut förra månaden?” gör att du börjar kallsvettas. För att kunna svara på det måste du först titta på redovisningen för flera olika bolag och sedan sammanställa uppgifterna. Detta eftersom faktureringssystemet bara visar de fakturerade beloppen, inte själva intäkterna.

✔️ ”Hur ser likviditeten ut?” – den frågan är knappast lättare att besvara. I ett tillväxtföretag är kassan oerhört viktig. Men det är nästan omöjligt att hantera den om du måste gå in i olika system för att se leverantörsreskontra, kundreskontra och banksaldon för de olika bolagen. 

VILKA VAR DE VIKTIGASTE UTMANINGARNA DU BESTÄMDE DIG FÖR ATT LÖSA, UTIFRÅN ETT CFO-PERSPEKTIV?

Vi var väldigt beroende av redovisningssystem i det ekonomiska arbetet. Jag tror många kan känna igen sig i det. Vi skapade egna rutiner och bästa praxis för att kunna leverera rapporter och analyser till ledning och styrelse. När vi fick fler dotterbolag blev det väldigt komplicerat eftersom rapporteringsdatumen skilde sig åt mellan olika länder och eftersom vi använde flera olika valutor. CFO:n har ofta en viktig roll när det gäller att säkra finansiering för ytterligare tillväxt. Men jag hann inte riktigt med den uppgiften eftersom jag lade så mycket tid på att sammanställa data. Till och med enkla rapporter som koncernens resultat- och balansräkning skapades manuellt.

Vi diskuterade problemet i ledningen och förstod att vi behövde hitta ett system som kunde erbjuda följande viktiga funktioner:

  1. En transparent och koncernövergripande realtidsbild av verksamheten och kassan
  2. Affärsdata om produkter och tjänster som kan användas som beslutsunderlag
  3. Enkla funktioner för att sammanställa och uppdatera rapporter, analyser och prognoser som stöd för ledning och styrelseNetsuite ERP

    UTMANING 1. EN TRANSPARENT BILD AV KONCERNENS VERKSAMHET OCH KASSA

    Vi kom fram till att vi inte skulle utföra något manuellt arbete i onödan, utan leta efter ett system som kunde göra arbetet åt oss. Vi ville att all finansiell information om dotterbolagen skulle samlas i ett system. Information som genereras vid olika tidpunkter, i olika valutor och på olika språk skulle vara synlig och tillgänglig på ett enda ställe.

    Vi ville också ha möjlighet att borra oss ner från koncernens rapport till enskilda konton i olika bolag, ända ner på fakturanivå. Det var viktigt att kunna fördjupa sig i olika dimensioner på koncernnivå. Det var ohållbart att hämta data från varje enskilt bolag, som vi var tvungna att göra med redovisningssystemen. 

    Informationsbehovet i ett bolag skiftar stort från person till person. Därför ville vi ha en lösning som också minskade behovet av att ställa frågor till ekonomiteamet, så att de fick jobba så ostört som möjligt. Vi valde ett system som lät oss skapa rollbaserade vyer där användaren när som helst kan se de KPI:er som är viktiga för denne – när som helst och i sin telefon.

    Affärsdata om produkter och tjänster att använda som beslutsunderlag med NetSuite by Woolman

    Netsuite ERP

    UTMANING 2. AFFÄRSDATA OM PRODUKTER OCH TJÄNSTER TILL BESLUTSUNDERLAG 

    En bra CFO kan stödja ägare och ledning i beslutsfattandet. När takten är hög och siffrorna ständigt granskas är det viktig att fatta beslut som bygger på data, inte bara magkänsla. Projektledare funderar ofta på om deras arbete är lönsamt eller om de skapar förluster i verksamheten. Min roll som CFO är att ge dem all information de behöver och hjälpa dem att sätta in den i ett sammanhang.

    När man använder olika affärsmodeller inom ett och samma företag är det lätt hänt att man jämför äpplen och päron. Kostnads- och intjäningsmodellerna för produkter och tjänster ser till exempel väldigt olika ut, och lönsamheten måste beräknas på olika sätt. Därför ska man inte vara för snabb att tänka ”kill your darlings”. Det är bättre att försöka förstå sina ”darlings” och göra de förändringar som behövs. I sådana lägen betyder det oerhört mycket att ha en bra dialog. 

    Det är viktigt att regelbundet stanna upp och titta på den övergripande ekonomiska situationen tillsammans med ledningen. Det hjälper mig som CFO att planera ekonomin, förutse finansiella behov och vara i fas med planerade investeringar. Vi ville frigöra mer tid för sådan gemensam planering.

    Rapporter och analyser för ledning och styrelse med Netsuite by Woolman.

    Netsuite ERP

    UTMANING 3. RAPPORTER OCH ANALYSER FÖR LEDNING, STYRELSE OCH ANDRA INTRESSENTER

    En av CFO:ns viktigaste uppgifter är att ta fram regelbundna rapporter åt styrelsen och andra intressenter. Innan vi hade NetSuite sammanställde vi konsoliderad data från olika system som följde nationella redovisningsprinciper och använde olika kontoplaner, olika språk och olika valutor. Det var enormt tidskrävande och det spelade ingen roll hur noggrann man var – det blev ändå fel ibland, och det är rena mardrömmen för en CFO.

    Vårt mål var att uppnå en situation där informationen hämtas från ett system, på ett språk, och med samma kontoplan för alla företag och sedan konsolideras. Vi ville också bli av med valutaskillnader på koncernnivå. Vi försökte både minska det manuella arbetet och eliminera den mänskliga faktorn. Eftersom behovet av rapportering är löpande ville vi ha ett system som kunde generera återkommande rapporter och även göra det smidigt att ta fram skräddarsydda rapporter på begäran.

    HUR GJORDE NI FÖR ATT JÄMFÖRA OLIKA SYSTEM INNAN NI FASTNADE FÖR NETSUITE?

    Jag lade själv mycket tid på att jämföra olika system. Det jag kom fram till var att de flesta egentligen var redovisningssystem eller mer ERP-orienterade. Vi ville ha ett financial management-system som kunde tillgodose behoven i en växande koncern med internationell verksamhet. Efter en djupdykning i NetSuites funktioner, där vi såg att vi kunde utforska verksamhetens dimensioner i realtid och på koncernnivå, bestämde vi oss för att gå vidare med NetSuite.

    VAD ÄR DE VIKTIGASTE LÄRDOMARNA FRÅN NETSUITE-IMPLEMENTERINGEN?

    När vi ställde den frågan till Kaisu gav hon oss en hel lista med råd som bygger på hennes egen personliga erfarenhet. Här följer de viktigaste punkterna:

     ✔️ Var noggrann när du läser och förhandlar leverantörsavtalet. Det är särskilt viktigt att vara överens om när installationen betraktas som färdig och samarbetet övergår i en förvaltningsfas. När allt finns tydligt dokumenterat är det lättare för båda parter att hålla överenskommelsen. Specificera om möjligt hur ni ska agera i situationer där leverantören har utlovat vissa funktionaliteter (t.ex. momssatser för internationella verksamheter) och det senare visar sig att de inte är tillgängliga för en eller flera av dina marknader.

    ✔️ Det är viktigt att specificera att installationen inte är klar förrän samtliga dotterbolags data finns i NetSuite. Om ni bara har moderbolagets data får ni inte den övergripande, transparenta helhetsbilden.

    ✔️ Acceptera aldrig en ofullständig implementering i något dotterbolag.

    ✔️ Övergången från det gamla systemet till det nya ska vara total och ske vid en bestämd tidpunkt. Historiken i det gamla systemet och den ingående balansen ska exporteras till NetSuite. På så sätt får det nya systemet en solid grund och ni kan skapa nya rutiner och bästa praxis.

    ✔️ Enligt min erfarenhet är det bäst att genomföra övergången med ett bolag i taget. Finansiell data behandlas och ackumuleras hela tiden, och det är inte roligt att försöka lösa situationen om det inte fungerar som planerat med flera företag i miljön.

    ✔️ Var beredd på att ni själva behöver utforma beräkningar och redovisning på koncernnivå för att tillgodose företagets behov. Ni måste åtminstone vara rejält involverade i arbetet. Det här är en punkt du ska lägga mycket tid på när du förhandlar med leverantörer. Möjligheterna att skapa koncernspecifika funktionaliteter varierar stort mellan olika leverantörer.

    ✔️ Håll fast vid era ursprungliga behov genom hela processen. Det viktigaste för oss var att ha ett system som genererar koncernrapporter men som också klarar bokföringen. Många leverantörer ser NetSuite främst som ett bokföringsprogram, och då kan dina behov av funktioner för verksamhetsstyrning hamna i skymundan. Be leverantörerna om kundreferenser, så att du kan prata med företag som fått hjälp att bygga NetSuite-funktioner för internationella dotterbolag, inbegripet verksamhetsstyrning. Fråga kunderna om deras upplevelser.

    ✔️ Bestäm dig för om du ska outsourca redovisningen till en NetSuite-leverantör i samband med implementeringen eller om du hellre väljer redovisningskonsult i ett senare skede. Genom att ta ställning till det får du lättare att jämföra leverantörernas arbetsprocess för implementering av NetSuite. Om du outsourcar bör du komma ihåg att ansvaret för redovisningen inte övergår till leverantören förrän det datum som anges i avtalet om redovisningstjänster.

    ✔️ Var beredd på att lägga ner en hel del eget arbete på NetSuite-implementeringen. Detta är en verksamhetskritisk investering och ansvaret kan inte outsourcas. Håll hela tiden fast vid din vision och de ursprungliga målen. Då slipper du att gå vilse under resans gång.

    ✔️ Grundversionen av NetSuite är inte lika automatiserad som många nordiska bokföringssystem när det gäller hantering av leverantörsfakturor och betalningar. När du jämför leverantörer bör du därför fråga vilka ytterligare tjänster eller kompetenser de kan bidra med så att du får ut så mycket som möjligt av NetSuite i det långa loppet.

    ✔️ Be leverantörerna om kundreferenser innan du skriver på ett avtal. 

    ”Om du ska använda NetSuite för den ekonomiska styrningen i företaget är det verkligen viktigt att du hittar en partner som håller dig i handen och stöttar dig både under implementeringen och den löpande användningen.”

    NetSuite-implementering hand i hand med Woolman

    Netsuite ERP

    REKOMMENDERAR DU NETSUITE?

    Ja absolut, utan tvekan. När man väl fått smak på att kunna öppna en koncernrapport och sedan dyka ner på konto- och fakturanivå i valfritt dotterbolag från ett och samma kapitel så kan man inte tänka sig att jobba på något annat sätt. 

    Rollen som CFO är ensam och innebär höga förväntningar och stort ansvar. För att lyckas måste man ha ett system som ger stöd i det ekonomiska arbetet. Man måste kunna lita på siffrorna man visar upp.

    Den största fördelen för mig är att jag alltid har en transparent realtidsbild av verksamheten. Det är inga problem att hantera kassaflödet när man har full koll på koncernens kund- och leverantörsfakturor och ser saldot på alla bankkonton i en enda valuta på en och samma skärmbild. Nu kan jag prioritera det som är viktigt för oss.

    En av anledningarna till att jag tackade ja till rollen som CFO för Woolman var expertisen inom NetSuite, som vi investerar i och där vi har ett utvecklingsteam på tio personer. Jag bidrar själv till utvecklingen av NetSuite eftersom våra egna dotterbolag i tre länder skapar behov av nya lösningar. Vi använder alltså våra egna produkter. 

    Kan man kontakta dig och dra nytta av dina erfarenheter av NetSuite?

    Absolut, jag svarar gärna på frågor utifrån mina egna upplevelser. Jag har mest erfarenhet av SaaS-tjänster och IT-bolag, så där har jag störst inblick. Men en CFO jobbar ju alltid med ekonomi, oavsett om företaget sysslar med tillverkning eller molntjänster. 

    Ta reda på hur du kommer igång med NetSuite med Woolman

     

     Vad skulle du vilja prata om?  

    Kontakta oss

     

    Mareena Löfgrén, Brand Manager, Woolman Oy